Обработка каждого электронного сообщения осуществляется по принципам методики zero inbox. В рамках этой системы предусмотрено четыре основных этапа работы с письмом: удаление, архивация, отложение, работа с ним. Для поддержания чистоты почтового ящика, необходимо выполнить одно из четырех действий в отношении каждого письма, основываясь на его содержании.
В конце рабочего дня ваша папка входящих должна быть свободна от непрочитанных сообщений. Для достижения этой цели рекомендуется проверять и обрабатывать входящую корреспонденцию один или два раза в день. Это позволит поддерживать папку «Входящие» в состоянии, близком к пустому, либо содержать не более десяти писем, требующих вашего внимания.
Действия с письмом:
- Создать задачу— из всего, что подразумевает необходимость действий. Первоочередная задача при работе с письмами – определение необходимости каких-либо шагов на основе полученной информации. При ознакомлении с каждым сообщением следует задать себе вопрос: «Требует ли это от меня какой-либо реакции?». Если ответ утвердительный, а выполнение задачи не займет более пяти минут, произведите ее незамедлительно и удалите или поместите письмо в архив. В противном случае занесите задачу в систему управления задачами. При необходимости выполнения работы в другой день с использованием информации из письма, перенесите его на соответствующую дату. Если содержимое сообщения не требует никаких действий, приступайте к следующим этапам.
- Удалить Храните только то, что нужно и пригодится в будущем. Важно понимать, как информация может быть полезна, прежде чем её сохранять. Нет смысла оставлять приглашения на мероприятия или конкурсы, на которые вы не собирались идти. Также удаляйте рекламу и промо-рассылки, желательно сначала отписавшись от них навсегда.
- Архививировать— все данные, которые могут оказаться полезными в будущем, но не должны загромождать папку входящих сообщений. В случае необходимости любую информацию можно легко найти по запросу через поиск на почте. Я отправляю личные сообщения и письма с прикрепленными файлами или документами (если они не требуются для хранения в отдельном хранилище) в архив.
- Отложить— все, что будет актуально в определенный момент времени в будущем. Функция отложенной отправки позволяет повторно отправить письмо в указанное вами время. Это удобно, когда известно, что информация из письма потребуется в конкретный момент, но не сейчас. Например, при получении информации о записи на мероприятие или встречу, запланированные на следующую неделю, можно отложить письмо, чтобы оно появилось снова непосредственно перед событием — вечером накануне, когда вы будете переносить всю информацию о нем в календарь.
Необходимо избегать бесконечного избавления от вещей. Безусловно, ощущается удовлетворение от упорядоченности папки «Входящие» и ее отсутствия содержимого. Однако важно не переусердствовать в этом процессе; следует помнить о его первоначальной цели.
Позволю себе еще раз процитировать автора методики Zero Inbox:
«Суть подхода «нулевого ящика» заключается в управлении электронной почтой, вниманием и временем. Словосочетание «пустой ящик» не подразумевает отсутствие писем во входящих сообщениях, а скорее – отсутствие мыслей об информации из этих сообщений, особенно когда вы стремитесь их игнорировать». — Мерлин Манн
Личный опыт подсказывает, что я сама не раз оказывалась в подобной ситуации, поспешно очищая папку входящих и недостаточно внимательно относясь к содержанию писем, а также не обрабатывая их должным образом. Однако со временем объем непрочитанных сообщений и архивных данных стал критическим. Пришлось приложить усилия для систематизации архива, где должны были храниться только действительно важные документы. С тех пор я стараюсь не удалять письма из папки входящих до тех пор, пока не выполню все необходимые действия с ними. В результате мой почтовый ящик редко бывает абсолютно пустым – там обычно остается 2-8 писем, но это позволяет мне меньше беспокоиться о нем и избегать ощущения упущенных возможностей.
Вот так обычно выглядит моя почта сейчас
Расхламление почты
Если вы ранее не придерживались принципов минимализма или тщательной организации, то весьма вероятно, что ваша почтовая система находится в неудовлетворительном состоянии на данный момент. Когда я впервые познакомилась с концепцией Zero inbox, я использовала четыре почтовых ящика: два личных, один старый и один корпоративный. Во входящих двух из них находилось более 7000 писем, в то время как в остальных — менее тысячи. На разбор всех ящиков у меня потребовалось пять часов, но результат оказался очень ценным.
Для внедрения системы Zero Inbox необходимо провести очистку вашей электронной почты. Существуют также полезные приемы для обработки большого количества электронной почты. Благодаря им мне удалось справиться за пять часов вместо нескольких дней, и даже испытать приятные чувства от перечитывания старых сообщений и воспоминания о прошедших событиях. Тем не менее, будьте готовы к тому, что это потребует немало времени; рекомендуется настроиться на монотонную задачу, выпивать успокаивающий напиток и делать небольшие паузы. Безусловно, можно просто удалить старые письма. Однако в этом случае есть риск утраты важной информации, памятных фотографий или необходимых документов.
Важно: Не тратьте время на организацию писем по папкам; это удобно для бумажных корреспонденций, но при работе с электронной почтой самый быстрый способ – использовать поиск.
Алгоритм расхламления почты:
- Проверяйте все папки. В Gmail автоматически фильтруются письма по категориям: входящие, социальные сети и реклама. Из папок «Реклама» и «Социальные сети» можно удалить все письма за раз, выбрав их на странице.
- Отписывайтесь от всех ненужных рассылок.При получении электронного сообщения от компании рекомендуется немедленно отказаться от ее новостной рассылки, чтобы избежать дальнейших писем. В случае возникновения сомнений в добросовестности отправителя, перенаправляйте его письма в папку «Спам». Это позволит почтовым сервисам выявлять и блокировать нежелательных корреспондентов.
- Удаляйте письма массово.Функция поиска позволяет находить электронную корреспонденцию с приложенными файлами, по ключевым словам или от конкретного лица. Введите адрес электронной почты отправителя в строку поиска и выделите все письма от него, после чего либо удалите их, либо сохраните в архив.
- Просматривайте личные письмаЭто необходимо для предотвращения случайного удаления важных данных. Некоторые письма может быть целесообразно сохранить в архиве, а другие – удалить.
Буду рад узнать о ваших впечатлениях после организации вашего почтового ящика. Мне будет любопытно выяснить, насколько полезными оказались мои рекомендации и сколько времени потребовалось для очистки.
Ссылка на источник: https://t.me/lifeasproject
