Многогранное применение метода «Zero Inbox»

В поисках секрета управления потоком информации я много времени провела, экспериментируя с разными подходами и разрабатывая собственные методы. В итоге узнала о методе «нулевой почтовый ящик» и применила его ко всем своим «входящим». До сих пор не могу сказать, что добилась пустого ящика, но уже вижу положительные результаты от этой методики.

Что такое Zero Inbox?

Zero inbox Пустой ящик входящих — система управления почтой от специалиста по продуктивности Мерлина Манна.

Целая технология «пустого ящика» направлена на управление электронной почтой, вниманием и жизнью. Слово «пустой» в названии метода не относится к числу писем в вашем «входящем», а… К объёму Ваших размышлений о содержании полученных данных. Когда вам хочется не думать о чём-то, всё просто. — Мерлин Манн.

Это о том, как вернуть себе электронную почту, внимание и жизнь. Эта «ноль»? Это не количество сообщений в вашей почте — это то, насколько вашего собственного мозга находится в этой почте, особенно когда вы этого не хотите. Вот и все.

Метод нулевого почтового ящика первоначально задумывался и применяется преимущественно для организации электронных сообщений. Однако я не согласен с таким узким пониманием его применения. Мне представляется, Этот метод проявляет эффективность лишь при применении ко всем получаемым данным. — С письмами, идеями, мыслями, задачами. Дэвид Аллен в книге «Getting Things Done» детально объясняет применение системы zero inbox ко всей информации. Я адаптировала его подход, создав удобную для себя версию.

Как начать?

Проверьте почту, задачник и блокнот для заметок. Если входящая папка содержит более 0 файлов на протяжении 24 часов, стоит пересмотреть стратегию управления информацией. Очевидно, что огромный список статей, заметок, задач или писем — неэффективный способ организации.

Как часто вы пропускаете что-либо важное? Постоянное пребывание в визуальном беспорядке вызывает множество проблем, таких как раздражительность. к потере концентрации и ухудшению памяти.

Сразу обрабатывать информацию не обязательно. Иногда обратное – редкие проверки почты и социальных сетей – значительно увеличивает продуктивность. Исследование Изучение в университете Британской Колумбии обнаружило, что проверка почты трижды в день эффективнее, чем неограниченное количество раз. Снижает уровень стресса и способствует выполнению большего числа задач. Лучше всего посвящать отдельное время обработке всех поступающих сообщений один раз в день, так как эффективнее изучить информацию сразу после ее получения (желательно в течение суток) для избежания скопления новых данных и чувства загромождения большим объемом информации.

Алгоритм обработки входящей информации

Каждый файл с информацией обрабатывается по одному алгоритму, включающему четыре этапа.

• Анализ, выявление действия;
• Формулирование действия;
• Немедленное исполнение действия;
• Добавление задачи в менеджер задач с указанием тегов.

Первые три пункта называются по себе, а первый имеет множество деталей. В книге GTD Аллен полностью раскрывает способ обработки информации (первый пункт), который мы уже применяли для управления задачами.

Вопросы для анализа информации:

• Что это? Когда изучаем объект, важно сначала понять, с чем имеем дело. В задачах этого делать не требуется, так как вариантов один. Вопрос «Что это?» поможет глубже разобраться в том, что будем анализировать, и принимать верные решения. Надо привыкнуть погружаться в суть того, на что обратили внимание.
• Нужно ли это? Чтобы не тратить время и силы на бесполезную информацию, её нужно быстро фильтровать при поступлении в алгоритм. При ответе «не нужно» сразу удаляем информацию/письмо. При ответе «нужно» или «возможно, нужно» продолжаем движение по алгоритму дальше.
• Связано ли с этим какое-либо действие? По Аллену, этот вопрос звучит как «Is it actionable?Это заключительный вопрос первоначального этапа алгоритма обработки поступающей информации. Его задают для определения необходимости каких-либо действий по этому сообщению, идее или документу. «нет» На этот вопрос часто будут возникать вопросы, ведь большая часть анализируемой нами информации не предполагает никакого действия. Эта информация поступает в ваш архив, чтобы при необходимости было легко её извлечь. Как правильно организовывать архивы для разной информации, я расскажу позже. «да» Это указывает на необходимость выполнения какого-либо действия с полученной информацией. Первый этап алгоритма завершается, и начинается формулирование действия и его исполнение или запись.

По завершении первого этапа обработки данных можно сохранить их в архиве, выполнить операцию непосредственно с информацией или внести задачу в систему управления задачами.

Схема похожего разбора по методике GTD

Пример разбора

Вы прочитали статью и получили идею по её применению. Спросив себя «Что это?», вы поняли, что это идея. Она полезная, поэтому не удаляете её из мыслей и продолжаете двигаться дальше. Эта идея может быть не связана с действием, например, если это сюжетная задумка для книги. Тогда отправляете её в архив идей и продолжаете свои дела — алгоритм завершен. Если же вам пришла идея какого-либо действия, например, применения описанного принципа статьи, переходите ко второму пункту: формулируете задачу и ставите ее в таск-трекер с дедлайном и метками.

Вывод

Для меня нулевая почта тесно связана с минимализмом и осознанностью в жизни. Применяя этот метод, я уверенно обрабатываю всю поступающую информацию и получаю пользу от всего: фразы из overheard conversations, новых идей, писем, прочитанных книг. Благодаря этому эффективность жизни заметно повышается.

Ежедневно проверяйте работоспособность всех систем. Отсортируйте и обработайте каждый файл. Этот концепт заключается не в полном отсутствии информации в поступающих данных, а в быстрой обработке и фокусировке внимания только на важном.

В следующих статьях будет рассказано об организации архивов, использовании алгоритма анализа информации и даны практические советы по созданию zero inbox в почте и хранилище заметок. Каждая категория информации имеет свою специфику организации и сервисы для хранения. Но все это можно упорядочить с помощью метода zero inbox.

Ссылка на источник: https://t.me/lifeasproject