Инновации в коммуникациях и распространении информации радикально трансформировали представление о современном офисе. С передачей данных из любой точки планеты и всеобщим доступом к новшествам, стоит ли вопрос о необходимости физического присутствия сотрудников на рабочих местах? Уцелеет ли офис как единая структура?
Несмотря ни на что, анализ данных свидетельствует о том, что большинство людей все еще отдают предпочтение работе в офисе. Таким образом, он продолжает оставаться востребованным и эволюционирует вместе с развитием технологий и меняющимися потребностями.
60-90-е гг.
Многим из нас знакома устаревшая система учреждений с однообразными коридорами и кабинетами: стандартная мебель, шаблонная планировка, не располагающая к общению атмосфера. Это отголосок минувшей эпохи – жесткой иерархии, полной подчинения системе, функционирования в рамках строго определенного функционала.
00-е гг.
В эпоху открытого офиса инновационно-информационное поколение предпочитает открытую планировку офисных помещений. Удаляются внутренние перегородки, рабочие места располагаются компактно. Такое размещение свободно организовано, атмосфера в коллективе становится более дружелюбной и тесной. Главная задача этой идеи – улучшить коммуникации внутри подразделений и отделов фирмы.
10-е гг.
Сегодня большинство компаний работают по проектам. Сотрудники ранее выполняли задания от руководителя, но сейчас ситуация изменилась. Для решения поставленных задач формируется группа, привлекая сотрудников из разных отделов. В данном случае проект-менеджер – это не традиционный руководитель, а скорее организатор.
Данный формат работы диктует и новые требования к офисному пространству – оно должно быть оформлено по современным принципам открытости и адаптивности. Необходимо обеспечить эффективное взаимодействие между сотрудниками не только внутри своих подразделений, но и между ними.
Растущий спрос на информационные, мобильные технологии и интернет существенно изменил офисную среду. Однако главную роль всегда играет экономическая эффективность его функционирования. В настоящее время к этой сфере предъявляются еще более жесткие требования: снижение затрат на технику и оборудование, аренду помещений, коммунальные услуги, повышение производительности труда.
Гибкий офис (flex-office)
Ключевая идея организации пространства flex-office заключается в отсутствии закрепленных рабочих мест для каждого сотрудника. Это предполагает их классификацию на две группы: мобильные и стационарные. К категории мобильных относятся работники, чья деятельность связана с частыми выездами – встречами с заказчиками, деловыми переговорами, посещением мероприятий и прочих объектов. Для таких специалистов предусмотрено место работы без постоянной привязки.
Проектирование схемы гибкого офиса осуществляется с учетом характера выполняемой работы: индивидуальной или групповой, продолжительной или краткосрочной, требующей концентрации внимания или совместного обсуждения.
Характеристики рабочих зон в формате flex-office
- место для временного использования (hot desk) – предоставляется сотрудникам на короткий период по мере возникновения потребности;
- Свободный стол — рабочее место, доступное для любого человека без предварительной записи.
- Рабочая комната, рассчитанная на работу, которая требует пристального внимания и концентрации, предназначается одному сотруднику.
- Зона спокойствия – организована с учетом нескольких рабочих мест, где не допускаются беседы и телефонные вызовы, поддерживается абсолютная тишина.
- Пространство для совместной деятельности – группы специалистов могут использовать специально выделенные открытые зоны в офисе. Обычно это один или несколько столов, предназначенных для коллективной работы над задачами.
- Место для оперативной работы служит для разрешения срочных задач. Обычно это мобильное рабочее место, оснащенное телефоном, факсом и компьютером с доступом в сеть.
- Телефонная комната (phone boot) представляет собой компактное пространство, предназначенное для проведения деловых бесед, конференций и онлайн-семинаров. Такая локация обеспечивает приватность и исключает помехи от окружающих сотрудников.
- Экспресс-переговорка – альтернатива классической комнате для совещаний, ориентированная на быстрое выполнение задач, что выражается в отсутствии стационарной мебели.
В качестве нестандартных рабочих зон могут использоваться открытые площадки: террасы, балконы, кафе и прилегающие дворы, при условии доступности беспроводного доступа к сети Интернет.
Клубный офис (коворкинг)
Современный офисный центр часто предлагает гибкую систему аренды рабочего места на установленный период времени. Как правило, это комплекс с развитой инфраструктурой и передовыми технологиями для выполнения разнообразных задач.
Клубный офис предусматривает:
- Разделенное на участки пространство: место для официальных переговоров, площадка для дружеских встреч, зона отдыха.
- Предусмотрена возможность сдачи небольших офисных помещений в аренду;
- аудиторию коворкинг;
- некрупные компании;
- Фрилансеры — это сотрудники, занимающиеся работой на расстоянии.
- Компаниям, занимающимся бизнесом без собственной офисной площади, удобно работать с клиентами из клубного офиса.
Создание современного рабочего пространства возможно двумя путями: возведение новой конструкции или реновация уже имеющегося здания. В любом случае, необходимо предусмотреть ряд ключевых аспектов,
- В плане предусмотрена зона для работы, пункт приёма посетителей. Организована удобная система расположения колонн для сотрудников и гостей.
- Транспорт легкодоступен благодаря комфортной парковке, подходу и подъезду к зданию.
- Перед представительным офисом должен быть благоустроенный вестибюль.
