Управление электронной почтой по принципу «нулевой почтового ящика»

Каждый обработанный алгоритмом почтовый документ проходит общий алгоритм zero inbox, включающий в себя четыре действия. удаление, архивация, отложение, работа с нимДля того чтобы у вас был свободный ящик, после получения каждого письма необходимо выполнить одно из четырёх действий, выбор которых зависит от его содержимого.

В конце каждого рабочего дня ваша почта не должна содержать непрочитанных сообщений. Каждое утро и вечером проверяйте свою почту, разделяя поступающие сообщения на категории. Так каждое утро у вас будет либо пустая папка «Входящие», либо не более десяти писем для обработки.

Действия с письмом:

• Создать задачу Из всего, что требует действий, поставьте перед собой цель, связанную с информацией в письме. Читая каждое письмо, задайте себе вопрос: «Нужно ли мне что-то сделать?». Если ответ «да» и дело займет не более 5 минут, выполните его сразу и удалите или архивируйте письмо. Если дело потребует больше времени, запишите задачу в таск-трекер. Если задачу нужно выполнить позже и вам понадобится информация из письма, отложите его до нужного дня. Если с информацией в письме ничего не требуется делать, переходите к следующим пунктам.
• Удалить Храните только то, что нужно и пригодится в будущем. Важно понимать, как информация может быть полезна, прежде чем её сохранять. Нет смысла оставлять приглашения на мероприятия или конкурсы, на которые вы не собирались идти. Также удаляйте рекламу и промо-рассылки, желательно сначала отписавшись от них навсегда.
• Архививировать Сохраняйте всё, что может понадобиться в будущем, но удаляйте из папки «Входящие». Необходимую информацию всегда можно найти через поиск в почте. Архивирую личные письма, сообщения с файлами и документы (если не хранится их копия в отдельном месте).
• Отложить Функция «отложить» («snooze») повторно отправит вам это же сообщение в указанное вами время. Это удобно, когда известно, что информация в сообщении потребуется в определенный момент, но не сейчас. Например, при получении информации о записи на мероприятие или встречу через неделю. В таком случае можно отложить сообщение, и оно придет снова накануне мероприятия вечером, когда вы будете заносить информацию об событии в календарь.

Необходимо избегать бесконечного избавления от вещей. Приятно очищать почту и видеть пустую папку, но не стоит этому предаваться. Важно помнить о цели своего действия.

Еще раз привожу цитату автора метода Zero Inbox.

Технология пустого ящика — это владение своей почтой, вниманием и жизнью. Слово «пустой» говорит не о количестве писем, а о количестве мыслей о них, особенно когда вы не хотите об этом думать.

Я сама попала в эту ловушку и какое-то время быстро очищала папку, не обращая должного внимания на информацию в письмах и недостаточно работая с ней. Но через некоторое время у меня накопилось слишком много писем, и архив — место для действительно важной информации — стал переполнен. Мне пришлось разбирать архив, и с тех пор я стараюсь не удалять письма из входящей папки до тех пор, пока не выполню все необходимые действия. Теперь моя почта не всегда физически пустая, там бывает 2-8 писем, зато я о ней думаю гораздо меньше и не переживаю, что забыла что-то сделать.

Вот так обычно выглядит моя почта сейчас

Расхламление почты

Если раньше вы не практиковали минимализм и не отличались особой организованностью, то возможно, ваша почта находится в неудовлетворительном состоянии. Узнав о методе zero inbox, я обнаружила у себя четыре почтовых ящика: два личных, один старый и один корпоративный. В двух из них было более семи тысяч писем в папке «Входящие», в остальных — менее тысячи. Всего на обработку всех ящиков ушло пять часов, но результат оправдал затраченное время.

Чтобы приступить к ведению Zero inbox, нужно привести вашу почту в порядок. Чтобы разобраться в огромном почтовом ящике, есть лайфхаки. С их помощью мне удалось справиться за 5 часов вместо нескольких дней. Даже получила удовольствие от чтения старых писем и ностальгии по прошлому. Тем не менее, это занятие займет много часов, поэтому настройтесь на рутинную работу, пейте расслабляющий чай и делайте перерывы. Можно удалить все старые письма, но это может привести к потере ценной информации, фотографий и важных документов.

Важно: Не тратьте время на создание папок для электронных сообщений. использовать поиск.

Алгоритм расхламления почты:

• Проверяйте все папки. В Gmail автоматически фильтруются письма по категориям: входящие, социальные сети и реклама. Из папок «Реклама» и «Социальные сети» можно удалить все письма за раз, выбрав их на странице.
• Отписывайтесь от всех ненужных рассылок. Находя письмо от бренда, откажитесь от рассылки, чтобы получать меньше подобных сообщений. Если подозреваете недобросовестность компании, помещайте её письма в спам – почтовые алгоритмы быстро обучатся и самостоятельно будут блокировать такого отправителя.
• Удаляйте письма массово. С помощью поиска можно выделить письма с вложениями по заданной теме или отправителю. Введите адрес отправителя в строку поиска и отметьте все его письма. После этого удалите или архивируйте их.
• Просматривайте личные письмаЧтобы не потерять важную информацию, возможно, некоторые письма стоит заархивировать, а другие от того же автора удалить.

Когда освободите свою почту, расскажите о своих чувствах. Интересно узнать, были ли советы полезны, и сколько времени ушло на уборку.

Ссылка на источник: https://t.me/lifeasproject