Чтобы составить действенный план, способствующий более осознанному проживанию каждого дня, можно использовать простую процедуру.
Внешние факторы зачастую формируют план и распорядок нашего дня.
Мы убеждены, что вы испытываете на себе давление необходимости выполнить все эти задачи, представляя самые нежелательные последствия в случае неудачи. А задумывались ли вы о возможности самостоятельно управлять своим временем? То есть отказаться от использования множества приложений для повышения эффективности и избегать перегруженности ежедневника?
Просто?
Ставьте перед собой более четкие цели на каждый день и тщательно прорабатывайте планирование. Используя всего один удобный онлайн-календарь, вы сможете организовать свой распорядок дня в несколько этапов:
- Определите приоритет
- Создайте свои модули
- Найдите помехи
- Сохраните промежутки
- Оптимизируйте общий вид
1. Определите приоритет
Грег МакКеон, автор книги «Эссенциализм: рациональное стремление к меньшему», предоставляет следующую трактовку термина «важность»:
В момент появления слова «приоритет» в английском языке около 1400 года, оно обозначало исключительно единственное числовое значение. Это весьма любопытно: что же это подразумевало? Речь шла о главном или самом первом элементе. Забавно, но этот формат сохранялся на протяжении пяти столетий – до начала двадцатого века, когда возникла необходимость в множественном числе и стало употребляться словосочетание «приоритеты».
Начинали ли вы день без определения главного? Выделяя время на размышления, сложность увеличивается, и всё завершается бесконечным списком приоритетов. Для того чтобы день подчинялся вам, а не наоборот, следует практиковать осознанность, ясность и акценты.
Прежде всего необходимо разобраться в себе – своих стремлениях, идеальном образе жизни и том, как это может проявиться в повседневной рутине. Из этого следует ясность понимания того, что вы делаете и что для вас не имеет значения. А затем эта четкость позволит вам сконцентрироваться таким образом, чтобы правильно определить приоритеты и рационально распределить время, энергию и средства на наиболее значимые цели.
2. Создайте свои модули
Замечали ли вы когда-нибудь, рассматривая отметку времени на часах, как быстро пролетело время и к чему это привело? Или же вас захватывает бешеный ритм перемещений с одного мероприятия на другое, без ощущения реального достижения чего-либо существенного.
В течение дня происходят природные переходы, позволяющие структурировать день на более мелкие и управляемые интервалы.
Модульная структура предполагает выполнение схожих действий, объединенных во временные интервалы, для повышения эффективности и концентрации.
Например, если работа у вас в офисе, то, возможно, ваш день проходит примерно следующим образом:
- Подготовка к работе (6-8)
- Дорога (8-9)
- Работа (9-1)
- Обед (1-2)
- Работа (2-6)
- Вечер (6-10)
- Сон (10-6)
В данной ситуации, возможно, будет продуктивнее планировать все совещания на первую половину дня и выделять вторую часть времени для выполнения рабочих обязанностей непосредственно в рабочее время. Такой подход к организации рабочего процесса позволит добиться значительных успехов без необходимости задерживаться вечером, чтобы иметь возможность уделить время решению личных вопросов перед отъездом с работы. Это поможет избежать переработок и дефицита сна из-за накопившихся дел.
Это пример, но логика ясна. Звучит идеально, пока не попробуешь и не оцениш пользы правильного распределения задач. Без стратегического плана дня велика вероятность потерять время и энергию, недополучив удовлетворения от результатов.
Любая структура принесёт лучшие результаты, нежели хаотичное передвижение по дням.
3. Найдите помехи
Все сталкиваются с ситуациями, людьми и привычками, нарушающими их распорядок дня: прокрастинацией, навязчивым начальником или даже изнуряющей работой волонтёра, которую взяли на себя без размышлений.
Несмотря на то, что вы установили приоритеты и структурировали свой день по временным блокам, эти неисчерпаемые пожиратели времени способны полностью нарушить ваши намерения относительно следования тщательно составленному графику. Поэтому крайне необходимо заранее разработать стратегию для решения этой проблемы.
Если требуется прямое обсуждение с руководителем о его привычке поручать вам незапланированные задачи – проведите этот разговор немедленно. Если же необходим осторожный отказ от волонтерской деятельности, поскольку она мешает более важным увлечениям и целям, которым вы хотели бы посвятить себя – сделайте это сейчас.
Пришло время действовать решительно и продуманно, чтобы ваш график ещё точнее отражал вашу мечту о прекрасном дне.
4. Сохраните промежутки
Когда в вашем календаре появляется получасовая пауза, вы часто пытаетесь добавить туда что-то ещё? Вы начинаете рабочий период с нескольких свободных отрезков времени, стремясь заполнить их совещаниями вопреки собственному желанию?
Наибольшая ошибка в организации дня – это неспособность воздерживаться от заполнения промежутков и перерывов различными занятиями, встречами или позволять другим навязывать их.
Постоянство работы невозможно без отдыха. Чтобы эффективно действовать, нужно время на восстановление сил перед следующей задачей. Поэтому был создан минималистичный онлайн планер с простой системой организации, свободными пространствами и подсказками для планирования времени.
Даже если это потребует зарезервировать время в календаре, чтобы сделать его невидимым для коллег, необходимо защищать эти моменты отдыха. Используйте свободное время для релаксации, физических упражнений или других действий, которые помогут вам восстановить энергию перед дальнейшей работой.
5. Оптимизируйте внешний вид
В процессе рабочего дня нам приходится решать множество задач различного масштаба. Важно не расходовать больше ресурсов на менее важные дела, чем на приоритетные. Например, чрезмерное времяпровождение с утренними процедурами – распространенная проблема.
Просидев полчаса перед шкафом и разглядывая неуместные варианты, вы можете злиться из-за мелочи, даже не выйдя из дома. капсульного гардероба или даже ношение форменной одежды.
В случае, если даже выбор одежды не вызывает у вас негативных эмоций, возможно, вы слишком много времени уделяете планированию обедов или просматриваете социальные сети. Вероятно, есть определенные занятия, на которые тратится избыточное время и внимание без веской причины. Определите такие факторы и исключите их.
Важно последовательно работать над структурой распорядка дня, поскольку это позволит сформировать и улучшить ежедневный план действий, постепенно приближая вас к вашему идеальному представлению о дне.
Однако перед началом этого пятиступенчатого процесса планирования необходимо оценить свою деятельность в перспективе всей недели. Помните: важно сохранять уверенность в себе и учитывать особенности вашей повседневной жизни для формирования четкого понимания задач, которые вы хотите начать, продолжить или закончить.
Принудительное следование чужому пути неизбежно приводит к неудаче. Не смотря на широкое распространение этой идеи, нет единого способа составления дневного графика, поэтому действуйте так, как это наиболее эффективно для вас.
Перевод: Ната Б.
