Оптимизация ежедневных дел для повышения результативности

Чтобы составить рабочий план действий, способствующий осмысленному проведению каждого дня, существует одна простая процедура.

Внешние обстоятельства часто определяют план и расписание дня. Подумайте об этом. Вероятно, именно обстоятельства работы и её приоритеты, семейные обязанности и социальные нужды усложняют ежедневный график.

Мы уверены, что вы на себя давите, чтобы всё выполнить, и рисуете самые страшные картины на случай неудачи. А когда-нибудь задумывались о том, что течение своего дня можете определять сами? То есть выбрать не загружать десятки приложений для продуктивности и не забивать каждый час в ежедневнике?

Просто?

Ставьте перед собой четкие цели на каждый день и планируйте все более детально. С помощью простого онлайн-планера можно структурировать свой день за пять шагов.

1. Определите приоритет
2. Создайте свои модули
3. Найдите помехи
4. Сохраните промежутки
5. Оптимизируйте общий вид

1. Определите приоритет

Грег МакКеон, автор книги «Эссенциализм: рациональное стремление к меньшему»Предлагает такое определение понятия «приоритет» :

В начале XV века слово «приоритет» появилось в английском языке только в единственном числе. Что это значило? Глава или самое первое. Интересно, что так сохранялось на протяжении пяти веков, до начала XX века, когда появился термин во множественном числе и стало использоваться слово «приоритеты».

Вы когда-нибудь начинали день, не определив, что важнее всего? Если выделяете на это время, то становится сложно и чаще всё заканчивается бесконечным списком приоритетов. Если хотите, чтобы день подчинялся вам, а не вы — дню, то следует практиковать осознанность, ясность и акценты.

Сначала нужно разобраться в себе: в желаниях, идеальном образе жизни и его влиянии на каждый день. Это даст ясность в действиях и бесполезных занятиях. Благодаря ей можно сфокусироваться, расставить приоритеты и эффективно использовать время, силы и ресурсы на важное.

2. Создайте свои модули

Разве вам не случалось удивляться, глядя на часы, как день пролетел незаметно? Или, быть может, вы всё время спешите с одной встречи на другую, от дела к делу, не замечая, чтобы достигли чего-то действительно важного.

В течение дня существуют естественные переходы, которые позволяют разбить расписание на управляемые части.

Создание модульной структуры означает следование сходным видам деятельности, сгруппированным в заранее заданные временные блоки, чтобы быть более результативными и сфокусированными. Можно использовать эти блоки, оценивая приоритеты и задачи, назначая их на самое подходящее время.

Например, рабочий день в офисе может выглядеть следующим образом:

• Подготовка к работе (6-8)
• Дорога (8-9)
• Работа (9-1)
• Обед (1-2)
• Работа (2-6)
• Вечер (6-10)
• Сон (10-6)

Возможно, стоит назначать встречи только утром, а вторую половину дня отдавать рабочим задачам, чтобы эффективно завершать дела в офисе и не переносить их на вечер. Такая организация рабочего дня позволит добиться большего, ведь останется время на личные вопросы до ухода из офиса.

Пример простой, но логика понятна. Звучит идеально, пока не попробуешь и не увидишь преимуществ расстановки задач по месту. Без стратегического плана дня существует риск того, что всё окажется на неправильных местах, энергия будет тратиться неэффективно, а от результатов работы не ощущается удовлетворения.

В наличии хоть небольшой структуры принесет больше положительных результатов, чем бессвязное перемещение по дню.

3. Найдите помехи

Каждый сталкивается с определёнными обстоятельствами, людьми или привычками, которые нарушают наш распорядок – прокрастинация, докучливый руководитель или даже изнуряющая работа волонтёра, принятая без раздумья.

Даже установив приоритеты и разделив день на блоки, эти неукротимые поглотители времени могут нарушить ваше намерение следовать заранее составленному графику. Поэтому необходимо заранее спланировать, как с ними справиться.

Если нужно откровенно поговорить с начальником о том, что он часто поручает случайные дела — сделайте это. Если нужно аккуратно прекратить заниматься волонтерством, потому что оно мешает важным интересам, которым бы хотелось посвящать время — сделайте это.

Сейчас настало время совершить решительные и обдуманные поступки, чтобы приблизить своё расписание к вашему представлению о прекрасном дне.

4. Сохраните промежутки

Когда в своём календаре вы видите получасовой перерыв, то часто пытаетесь запихать туда ещё что-нибудь? Вы начинаете рабочий день с нескольких свободных строк, пытаясь заполнить их встречами против своего желания?

Наибольшее злодеяние по отношению к ежедневной программе – неспособность противостоять побуждению задействовать промежутки времени делами, событиями, свиданиями или позволить этому сделать другим.

Постоянство невозможна, если каждую свободную минуту заполнять работой. Полная работоспособность недостижима без времени на восстановление сил перед новыми задачами. В связи с этим разработан минималистичный онлайн-планер с упрощённой системой организации, свободными пространствами и подсказками для планирования времени.

Даже если это значит заблокировать свободный время в календаре, чтобы коллеги не видели перерывы, сделайте все возможное, чтобы защитить эти драгоценные паузы. Используйте свободное время для медитации, растяжки или чего-то еще, что поможет освежиться перед дальнейшей работой.

5. Оптимизируйте внешний вид

Постоянно приходится заниматься многими делами, как важными, так и несущественными. На второстепенные задачи стоит уделять не больше усилий, чем на главные. К примеру, много времени тратить на утреннюю подготовку — проблема для многих.

Если вы полчаса рассматриваете содержимое шкафа и видите только неуместные вещи, вы позволяете себе расстроить из-за мелочи еще до выхода из дома. капсульного гардероба или даже ношение форменной одежды.

Если даже вопрос одежды вас не волнует, возможно, вы слишком долго выбираете обед или проводите много времени в соцсетях. Вероятно, есть некоторые несущественные вещи, на которые вы тратите слишком много времени и внимания. Определите их и удалите из расписания.

Четкое следование процессу способствует созданию и совершенствованию ежедневного графика, постепенно приближая вас к концепции идеального дня.

Прежде чем приступить к пятиэтапному процессу планирования дня, представьте себя на протяжении всей недели. Желаете ли сохранить уверенность в себе и полно осознавать реальности своей ежедневной жизни, чтобы ясно понимать дела и задачи, которые вы хотите начать, продолжить или завершить?

Если заставите себя следовать чужой дороге, успех окажется недостижим. Несмотря на широкую известность этой идеи, нет единого метода составления ежедневного графика, поэтому действуйте так, как считаете наиболее верным для себя.

Перевод: Ната Б.