Организация ежедневных дел для повышения результативности

Чтобы составить действенный план, способствующий более осознанному проживанию каждого дня, можно использовать простую процедуру.

Внешние факторы зачастую формируют план и распорядок нашего дня.

Мы уверены, вы давите на себя, выполняя всё и рисуете мрачные картины, если это не получится. А задумывались ли вы, что можете сами определять течение своего дня? Выбор — не загружать десятки приложений для продуктивности и не забивать каждый час в ежедневнике.

Просто?

Для достижения желаемого результата сформулируйте цели на день и составьте детальный план. С помощью простого онлайн-планера можно структурировать свой график за пять простых шагов.

1. Определите приоритет
2. Создайте свои модули
3. Найдите помехи
4. Сохраните промежутки
5. Оптимизируйте общий вид

1. Определите приоритет

Грег МакКеон, автор книги «Эссенциализм: рациональное стремление к меньшему»Представляет следующее определение понятия «приоритет» .

В начале 15 века появившееся в английском языке слово «приоритет» было только в единственном числе. Что это значило? Глава или самое первое. Интересно, что так сохранялось на протяжении пяти веков — до начала 20 века, когда появился термин во множественном числе с словом «приоритеты».

Начинали ли вы день без определения главного? Выделяя время на размышления, сложность увеличивается, и всё завершается бесконечным списком приоритетов. Для того чтобы день подчинялся вам, а не наоборот, следует практиковать осознанность, ясность и акценты.

Для начала познакомьтесь с собой: своими желаниями, идеальным образом жизни и его проявлением в буднях. Это даст ясность о своих действиях и том, на что вам всё равно обращать внимание. Затем ясность поможет сфокусироваться для постановки приоритетов и эффективного распределения времени, сил и ресурсов на то, что наиболее важно.

2. Создайте свои модули

Разве вам никогда не казалось странным, глядя на часы, как весь день пролетел незаметно? Может быть, вы постоянно спешите с одной встречи на другую, с одного дела к другому, не замечая, что в действительности достигли чего-то важного.

В течение дня происходят природные переходы, позволяющие структурировать день на более мелкие и управляемые интервалы.

Модульная структура предполагает выполнение схожих действий, объединенных во временные интервалы, для повышения эффективности и концентрации.

Например, если работа у вас в офисе, то, возможно, ваш день проходит примерно следующим образом:

• Подготовка к работе (6-8)
• Дорога (8-9)
• Работа (9-1)
• Обед (1-2)
• Работа (2-6)
• Вечер (6-10)
• Сон (10-6)

Возможно, стоит назначать встречи только утром, а вторую половину дня использовать для выполнения рабочих задач. Такой подход позволит добиться большего результата без переноса работы на вечер и оставить время для личных вопросов перед уходом из офиса. В таком случае не придётся засиживаться допоздна, лишая себя сна и паникуя из-за неизвёденных дел.

Это пример, но логика ясна. Звучит идеально, пока не попробуешь и не оцениш пользы правильного распределения задач. Без стратегического плана дня велика вероятность потерять время и энергию, недополучив удовлетворения от результатов.

Любая структура принесёт лучшие результаты, нежели хаотичное передвижение по дням.

3. Найдите помехи

Все сталкиваются с ситуациями, людьми и привычками, нарушающими их распорядок дня: прокрастинацией, навязчивым начальником или даже изнуряющей работой волонтёра, которую взяли на себя без размышлений.

Даже при установленных приоритетах и разделении дня на блоки неустранимые поглотители времени могут нарушить четко спланированный график. Поэтому нужно заранее разработать стратегию их преодоления.

Если требуется честно обсудить с начальником его привычку поручать случайные дела, то следует сделать это сейчас. Если нужно незаметно прекратить волонтерство из-за вмешательства в более важные занятия, которым хочется уделить время – стоит это сделать уже сегодня.

Пришло время действовать решительно и продуманно, чтобы ваш график ещё точнее отражал вашу мечту о прекрасном дне.

4. Сохраните промежутки

Видя в календаре получасовую свободу, пытаетесь в неё вместить ещё что-то? Начинаете рабочий день со свободного времени и стараетесь его заполнить встречами не по своей воле?

Наибольшим проступком по отношению к будничному графику является неумение оставить промежутки свободными от дел, встреч или поручений.

Постоянство работы невозможно без отдыха. Чтобы эффективно действовать, нужно время на восстановление сил перед следующей задачей. Поэтому был создан минималистичный онлайн планер с простой системой организации, свободными пространствами и подсказками для планирования времени.

Защитите драгоценные перерывы, даже если это значит спрятать их от коллег в календаре. Используйте свободное время для медитации, растяжки или чего-нибудь, что помогает освежиться перед продолжением работы.

5. Оптимизируйте внешний вид

В течении дня приходится заниматься множеством задач, как важных, так и незначительных. На второстепенные не стоит уделять больше сил, чем на приоритетные. Например, долго собираться по утрам – проблема многих.

Просидев полчаса перед шкафом и разглядывая неуместные варианты, вы можете злиться из-за мелочи, даже не выйдя из дома. капсульного гардероба или даже ношение форменной одежды.

Даже если выбор одежды вас не раздражает, возможно, вы слишком долго решаете, что пообедать, или проводите много времени в социальных сетях. Возможно, существуют неважные вещи, на которые вы тратите слишком много времени и внимания. Определите их и удалите из расписания.

Упорный подход к организации рабочего процесса позволит сформировать и доработать практическое расписание для каждого дня, постепенно ведя вас к осуществлению вашей индивидуальной концепции идеального дня.

Прежде чем приступить к пятиэтапному процессу планирования дня, представьте себя на протяжении всей недели. Сохраните уверенность в себе и полно осознайте свою ежедневную жизнь для ясного представления о тех делах и задачах, которые вы желаете начать, продолжить и завершить.

Принудительное следование чужому пути неизбежно приводит к неудаче. Не смотря на широкое распространение этой идеи, нет единого способа составления дневного графика, поэтому действуйте так, как это наиболее эффективно для вас.

Перевод: Ната Б.